Détails du poste
Type de contrat : CDI
Lieu : Rungis ( 94 Val de Marne )
Niveau : Bac+2 Expérimenté
Statut : Cadre sur base de 35h/ semaine

Description du poste
Fortement impliquée dans la gestion et l’organisation de l’ensemble de la société, outre l’assistanat auprès de la direction, les tâches de notre assistance sont d’une très grande variété rendant le poste très enrichissant ainsi :
 

Vous serez en contact quotidien avec nos clients et notre réseau mondial de distributeurs et partenaires.

Vous gérerez les relations avec nos fournisseurs et prestataires externes.

Vous serez l’interlocuteur financier et comptable de la société.

Vous serez en charge des relations humaines avec l’ensemble du personnel en lien avec la Direction.
 

Pour intégrer notre entreprise à taille humaine très performante et reconnue dans son secteur d’activités, vous êtes une personne de confiance et vous possédez :

• une solide expérience de plus de 20 ans dans la fonction

• la maîtrise du pack office Windows

• une base de connaissances en comptabilité

• une écoute et un esprit d'équipe avec toutefois un fort sens de la discrétion et du secret

• une autonomie et un sens des priorités dans la gestion de vos tâches,

• un excellent relationnel clients

• un très bon niveau de connaissances et de pratique écrit et oral de l’anglais et de l’espagnol, ou d’une autre langue étrangère (l’entreprise réalise les 2/3 de son activité à l’international)

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Ce que nous attendons 

Dans le cadre de ses fonctions, notre assistante devra mener à bien des travaux et tâches très variés, notamment et sans que le détail ci-dessous soit exhaustif :

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• Etablissement d'offre produits et prestations, contrats de maintenance en lien avec le Direction et le service Marketing

• Gestion du portefeuille des commandes, vérification, mise en place, livraison en lien si besoin avec les équipes techniques et support, facturation, suivi des règlements clients et relance

• Tenue du chiffre d’affaires mensuel 

• Suivi et renouvellement des licences clients, prospects et partenaires (activation des licences) 

• Relations avec l’ensemble des fournisseurs, contrôle et paiement de leurs factures  

• Relations avec les banques et gestion des comptes bancaires de la société

• Gestion et suivi des contrats de maintenance clients France/Export, relances

• Tenue du standard téléphonique

• Enregistrement de la comptabilité dans le logiciel de l’entreprise, 

• Participation à l’établissement des situations comptables mensuelles et des bilans annuels,

• Participations à l’audit des comptes par les commissaires aux comptes, organisation des assemblées générales et autres évènements de la vie sociale de la société 

• Télédéclarations et paiement de la TVA mensuellement, ainsi que tous impôts et taxes (en lien avec le cabinet d’expert-comptable externe)

• Télédéclarations mensuelles de TVA CEE 

• Gestion du personnel : contrats de travail, paies, congés annuels, arrêts de travail, tickets-restaurant, formations, élections des membres du CSE, 

• Contrôle, gestion et règlement des frais de personnel

• Contrôle et règlement des salaires (virements)

• Suivi des formations dispensées par l’entreprise auprès de ses clients - l’entreprise est organisme de formation certifié Qualiopi (suivi de la certification, renouvellement)